La protección de datos para abogados es uno de los sectores donde es más necesario aplicarlo. La seguridad de la información es importante en todos los sectores profesionales, pero, para los abogados, es especialmente relevante debido a la naturaleza confidencial de la información que manejan.
Desde WeOk, te ofrecemos un artículo donde trataremos los principales aspectos que los abogados deben considerar sobre la protección de datos, y los pasos que deben seguir para implementarla.
Obligación de la protección de datos para abogados
La protección de datos para abogados es obligatoria porque los abogados realizan distintos tratamientos de datos personales en sus actividades del día a día; además, estos tratamientos pueden incluir datos de categorías especiales. Por esta razón, tanto los despachos de abogados como los abogados autónomos deben cumplir con las obligaciones establecidas en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y en la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD), que es su adaptación en España.
Adaptación de los despachos de abogados al RGPD – 9 pasos clave
Aunque no existe un modelo de protección de datos para abogados como tal, sí que es conveniente que estos pongan en práctica varios pasos para cumplir con la normativa de forma eficaz. A continuación veremos estos pasos en detalle.
Identificar los datos personales que se tratan en el despacho
El primer paso para cumplir con la protección de datos para abogados es identificar qué datos personales se están tratando y con qué finalidades, puesto que esta información sirve para identificar la base legitimadora del tratamiento. Generalmente, un despacho de abogados o abogado puede realizar tratamientos de datos personales como responsable para:
- la gestión profesional del asesoramiento y la defensa jurídica.
- la gestión económica y fiscal.
- la gestión de recursos humanos y laborales.
- la gestión de las obligaciones del RGPD y la LOPDGDD en calidad de abogados de protección de datos.
- la gestión de una página web.
Como encargado del tratamiento, un abogado o despacho de abogados podrá tratar datos personales para:
- la colaboración con otros abogados, despachos, o empresas.
- la prestación de servicios de asesoría o gestoría de empresas.
Obtener el consentimiento de los interesados
Desde la entrada en vigor del RGPD, siempre que se vaya a realizar un tratamiento de datos personales, es necesario contar con el consentimiento de protección de datos de los interesados, que constituye la base legitimadora que permite a los abogados llevar a cabo el tratamiento. Es necesario que quede constancia de que el consentimiento ha sido otorgado, por lo que es recomendable recogerlo a través de formularios, o cláusulas en contratos.
Hacer un análisis de riesgos
Antes de realizar cualquier tratamiento de datos, se debe llevar a cabo un análisis de riesgos en protección de datos para identificar y gestionar los posibles riesgos que puedan surgir al tratar los datos de los usuarios. Los resultados de este análisis de riesgos servirán al despacho o al abogado para establecer e implementar medidas para mitigar y/o eliminar los riesgos encontrados.
Realizar una evaluación de impacto de protección de datos (EIPD)
Llevar a cabo una evaluación de impacto de protección de datos es obligatorio siempre que del análisis de riesgos se determine que el tratamiento supone un riesgo alto para los derechos y libertades de los interesados. Además, también es obligatorio cuando se traten datos de categorías especiales, relativos a condenas o infracciones penales, o datos relativos a la situación financiera o de solvencia patrimonial.
Llevar a cabo un registro de las actividades de tratamiento
Otra de las obligaciones de los abogados de protección de datos es redactar un registro de actividades de tratamiento, que es un documento donde se recogen todos los tratamientos de datos que el despacho o el abogado lleva a cabo. La normativa establece que este registro es obligatorio para las empresas de más de 250 trabajadores, o para las que, independientemente de su tamaño:
- traten datos que puedan conllevar un riesgo para los derechos y libertades de los interesados.
- traten datos relativos a condenas e infracciones penales.
- traten datos de categorías especiales.
- traten datos personales de manera sistemática.
Aunque la normativa establece que este registro es obligatorio para ciertas empresas, es recomendable para la mayoría. En el caso de que los despachos o abogados decidan llevar un registro de actividades del tratamiento, este deberá mantenerse actualizado.
Identificar las empresas que tienen acceso a los datos
Los abogados o despachos de abogados pueden tener que ceder los datos de sus clientes o empleados a terceros, con los que tendrán que firmar el correspondiente contrato de encargo de tratamiento, donde se deberán especificar los datos que se van a ceder, la finalidad del tratamiento, las medidas de seguridad que se van a adoptar y el plazo de conservación de los datos.
Informar a los propietarios de los datos sobre el tratamiento
Uno de los requisitos más importantes de la protección de datos para abogados es informar a los interesados sobre el tratamiento de sus datos personales. Se debe informar a los afectados de:
- la identidad y los datos de contacto del responsable del tratamiento y del delegado de protección de datos, si lo hay.
- los destinatarios de los datos, en el caso de que se cedan a terceros.
- los fines del tratamiento y la base legitimadora.
- los derechos de protección de datos o derechos ARSULIPO.
- la comunicación de los datos si es un requisito legal.
Valorar la necesidad de contar con un Delegado de Protección de Datos (DPO)
Contar con un Delegado de Protección de Datos es obligatorio para los abogados o despachos de abogados que:
- traten datos de categorías especiales.
- participen en operaciones por cuenta de clientes relativas a la compraventa de bienes inmuebles o entidades comerciables.
- gestionen fondos, valores, cuentas corrientes, u otros activos.
- organicen las aportaciones necesarias para la creación o la gestión de empresas.
- creen y gestionen fideicomisos, sociedades o similares.
Sin embargo, a pesar de que no sea obligatorio para todos los despachos o abogados, es recomendable para la mayoría, puesto que el DPO se encarga de supervisar que la normativa se cumple de forma correcta.
Realizar revisiones periódicas del cumplimiento
El último paso para implementar la protección de datos para abogados de forma eficaz, es realizar revisiones periódicas del cumplimiento, es decir, se deben establecer unos procedimientos para analizar periódicamente el cumplimiento de la normativa y adoptar las medidas correctivas necesarias.
A través de estas revisiones, es posible que se detecten brechas de seguridad, que deberán notificarse tanto a los interesados cuyos datos se hayan visto afectados como a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), en un plazo máximo de 72 horas.
WeOk te asesora sobre la protección de datos para abogados
Saber cómo implementar la protección de datos para abogados de una manera correcta y eficaz puede ayudarte a evitar sanciones económicas y también otras consecuencias como el deterioro de reputación o la pérdida de confianza, algo clave en este sector.
En WeOk, te ofrecemos nuestras herramientas y nuestro asesoramiento experto para que puedas adaptar tu despacho de abogados a la normativa vigente, de forma que puedas centrarte en tus clientes. Si tienes alguna duda, ¡contacta con nosotros!
