El análisis de riesgos en protección de datos, es una de las obligaciones principales que se recogen en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Como sabemos, las empresas cada vez recogen más datos personales de los usuarios, y, por tanto, la protección de datos se ha convertido en un factor clave para todas ellas.
Desde WeOk, te ofrecemos un artículo sobre el análisis de riesgos, una herramienta fundamental para garantizar la protección de los datos.
Qué es el análisis de riesgos en protección de datos
El análisis de riesgos en protección de datos es un análisis que se debe llevar a cabo antes de cualquier tratamiento de datos personales. Su objetivo es identificar y gestionar los posibles riesgos que puedan aparecer al tratar la información personal de los usuarios; para esto, es importante considerar todas las situaciones posibles en las que el riesgo pueda aparecer. El análisis de riegos permite establecer medidas de seguridad para evitar problemas que puedan surgir y poder garantizar la protección de los datos.
El análisis de riesgos debe dar respuesta a preguntas como las siguientes:
- ¿son datos sensibles?
- ¿se pretende utilizar los datos obtenidos para una finalidad para otro tipo de finalidades?
- ¿se están tratando grandes cantidades de datos?
- ¿se utilizan tecnologías especialmente invasivas para la privacidad, como la geolocalización?
Cuanto mayor sea el número de respuestas afirmativas, mayor será el riesgo que podría derivarse del tratamiento.
Qué es un riesgo en protección de datos
Un riesgo en protección de datos se refiere a la posibilidad de que ocurran incidentes que puedan afectar a la seguridad de la información personal de los usuarios, comprometiendo su confidencialidad, integridad o disponibilidad. Estos riesgos pueden tener varias causas, como por ejemplo, errores humanos, fallos tecnológicos o falta de medidas de seguridad adecuadas.
Hay 3 tipos de riesgos:
- riesgos legales: este tipo de riesgos derivan del incumplimiento del RGPD y la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD). Estos riesgos pueden derivar en sanciones económicas y en el deterioro de la reputación de la empresa.
- riesgos técnicos: estos riesgos se refieren a problemas o vulnerabilidades en los sistemas informáticos que pueden derivar en la pérdida, alteración o filtración de datos personales.
- riesgos organizacionales: este tipo de riesgos está relacionado con deficiencias en las políticas y procedimientos de gestión de los datos.
Quién tiene que hacer un análisis de riesgos en protección de datos
A pesar de que el responsable del tratamiento de los datos es el encargado de establecer las medidas de seguridad para la protección de la información, esto no implica que también tenga que llevar a cabo el análisis de los riesgos.
El RGPD establece que el análisis de riesgos en protección de datos lo tiene que llevar a cabo el DPO o Delegado de Protección de Datos, en aquellas organizaciones que estén obligadas a designarlo. Si la empresa no tiene DPO, deberá designar a una persona para realizar el análisis de riesgos. En este caso, la persona encargada podrá ser ayudada por otros trabajadores de la empresa que tengan conocimientos sobre protección de datos y seguridad de la información.
Cómo realizar un análisis de riesgos en protección de datos
Aunque el análisis de riesgos en protección de datos puede adaptarse a las necesidades de las empresas, existen 7 fases principales para un correcto desarrollo de un análisis de riesgos.
Necesidad del análisis
El primer paso para realizar un análisis de riesgos es identificar las razones por las que es necesario. Estas razones las determina en DPO, o, en caso de no existir esta figura en la empresa, se determinan a través de las siguientes preguntas:
- ¿los datos son personales?
- ¿se van a comunicar datos personales a terceros?
- ¿se emplea tecnología invasiva para la privacidad en el tratamiento de los datos?
- ¿se tratan datos de categorías especiales?
- ¿los datos personales se van a utilizar para realizar acciones de marketing?
Si alguna de estas preguntas se responde afirmativamente, se debe llevar a cabo el análisis de riesgos.
Descripción de los flujos de información
La segunda fase consiste en conocer todo lo relacionado con el tratamiento de los datos, incluyendo cómo se van a recopilar, para qué se van a usar, quién tendrá acceso a los datos, durante cuánto tiempo se van a almacenar, etcétera.
Identificar los riesgos que afecten a la privacidad
En esta etapa se debe identificar cada uno de los riesgos que pueden aparecer al tratar con los datos personales de los usuarios. Como hemos visto anteriormente en este artículo, hay tres tipos de riesgos: legales, técnicos y organizacionales.
Establecer soluciones que garanticen la privacidad
La cuarta fase del análisis de riesgos en protección de datos consiste en establecer medidas para mitigar y/o eliminar los riesgos identificados en la fase anterior. Es importante tener en cuenta el coste y el beneficio de estas soluciones.
Implementar soluciones
Después de identificar las posibles soluciones que se pueden adoptar, la empresa debe decidir cuáles de ellas va a implementar. Es fundamental que quede registrado cada riesgo junto con la solución adoptada y la persona encargada de ponerla en marcha. Todo esto se debe recoger en el informe final del análisis de riesgos.
Participación de los agentes implicados
Para garantizar que el análisis de riesgos sea completo y eficaz, es necesario que la información entre los distintos departamentos y trabajadores de la empresa fluya.
Integración del análisis de riesgos en la gestión
La última fase consiste en tratar de que, en la medida de lo posible, el análisis de riesgos forme parte de la gestión de la empresa, puesto que es la forma más segura de garantizar la protección de los datos personales de los usuarios.
Ejemplo de análisis de riesgos en protección de datos
Vamos a tomar como ejemplo el análisis de riesgos sobre el acceso remoto a la base de datos de una empresa que maneja información personal de sus clientes:
- fase 1: los datos incluyen nombres, direcciones, y correos electrónicos. No son datos de categorías especiales.
- fase 2: contextualización de los datos:
- los datos fueron recopilados en el momento de su registro.
- Se utilizan para la gestión comercial.
- Solo tienen acceso a ellos los empleados autorizados.
- La información se almacena en servidores protegidos.
- se permite el acceso remoto a la base de datos para facilitar el teletrabajo.
- fase 3: riesgos identificados:
- posibilidad de acceso no autorizado si las credenciales son robadas.
- posibilidad de ataques de phishing.
- posibilidad de vulnerabilidad en la conexión a distancia.
- fases 4 y 5: medidas de seguridad implementadas:
- autenticación de dos factores obligatoria.
- protocolos de encriptación.
- restricciones de acceso a dispositivos corporativos previamente autorizados.
- comprobaciones continuas de detección de accesos sospechosos y registros de actividad.
Ventajas del análisis de riesgos
Además de ser una obligación legal, llevar a cabo un análisis de riesgos también ofrece ciertas ventajas a las empresas que los realizan. Algunas de ellas son:
- evitar sanciones: por supuesto, al cumplir con la obligación legal de realizar el análisis de riesgos, tu empresa podrá evitar posibles multas y sanciones.
- mejor protección de los datos: al realizar un análisis en profundidad de los posibles riesgos relativos a los datos de tus usuarios, estos estarán más protegidos.
- mayor confianza del cliente: mejorando la protección de los datos de los usuarios y reduciendo los riesgos que puedan surgir, la confianza de los clientes en tu empresa puede mejorar.
- reducción de costes: llevar a cabo un análisis de riesgos efectivo puede ahorrarte incidentes y problemas que pueden conllevar grandes costes.
WeOk te enseña el análisis de riesgos en protección de datos
Como hemos visto, el análisis de riesgos en protección de datos es un proceso clave para garantizar la seguridad en el tratamiento de la información y también el cumplimiento normativo. La implementación de medidas adecuadas no solo mejora la seguridad de la empresa, sino que también refuerza la confianza de los usuarios y la imagen de la empresa.
Desde WeOk te ofrecemos asesoramiento experto en protección de datos, para que puedas llevar tu empresa al siguiente nivel. Si quieres más información, te recomendamos que visites nuestro artículo sobre la auditoría de protección de datos.
Si tienes dudas, no dudes en contactarnos.
