La auditoría de protección de datos es una herramienta clave para evaluar en qué medida se está cumpliendo la ley 3/2018 dentro de la empresa. Tal y como hemos comentado en entradas anteriores, cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos es fundamental para cualquier empresa que trate datos personales.
Desde WeOk, te ofrecemos un artículo sobre la auditoría de protección de datos, sus tipos, requisitos y beneficios.
Qué es la auditoría de protección de datos
La auditoría de protección de datos es el proceso que permite comprobar el nivel de cumplimiento de la normativa de protección de datos en empresas y organizaciones. A pesar de que ni el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) ni la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD) no mencionan de forma explícita el requisito de llevar a cabo una auditoría, sí que obligan a revisar y comprobar las medidas de seguridad adoptadas de forma regular para garantizar que la normativa se cumple.
Las auditorías de protección de datos cumplen este objetivo de revisión, puesto que son procesos de comprobación de los tratamientos de datos personales que lleva a cabo la empresa, y de las medidas de seguridad utilizadas por el responsable de tratamiento de los datos. Además, esta auditoría es la mejor herramienta para cumplir con el principio de responsabilidad proactiva, que es, no solo la obligación de cumplir con el RGPD, sino también de demostrar el cumplimiento.
Obligatoriedad de la auditoría de protección de datos RGPD
Aunque anteriormente sí lo era, de acuerdo con el RGPD y la LOPDGDD, realizar auditorías de protección de datos no es obligatorio, pero sí que es recomendable. A pesar de esto, los responsables del tratamiento de los datos deben demostrar que cumplen con las obligaciones legales, y la manera más efectiva es a través de las auditorías.
No obstante, la auditoría es obligatoria en el caso de que la empresa quiera obtener el certificado LOPD.
Tipos de auditoría de protección de datos
Existen dos tipos de auditorías de protección de datos, la auditoría interna, realizada por la propia empresa, o la auditoría externa, realizada por una empresa externa.
Auditoría interna
En el caso de que dentro de la empresa se cuente con personal especializado en la protección de datos, este personal podría llevar a cabo la auditoría, cumpliendo todas las fases necesarias, y terminando el proceso entregando el informe al responsable de tratamiento.
Sin embargo, aunque esto es una posibilidad con la que la empresa reduciría su coste, no es la opción más recomendable, puesto que puede perderse objetividad, y puede requerir preparación específica en la materia.
Auditoría externa
La auditoría externa la realiza una asesoría especialista en la protección de datos que se encarga de revisar los procesos de tratamiento de datos, las medidas de seguridad y todo lo relacionado con ellos. Finalmente, presenta un informe de resultados que incluye propuestas de mejora.
Esta modalidad de auditoría permite a la empresa tener una mayor objetividad y profesionalidad a la hora de llevar a cabo este proceso.
Requisitos de la auditoría de protección de datos
Como hemos visto, el objetivo principal de la auditoría de protección de datos es comprobar el grado en el que la normativa de protección de datos se cumple dentro de la empresa, es decir, en qué medida la empresa cumple con lo establecido en la LOPDGDD.
Para poder conseguir este objetivo, la auditoría tiene que cumplir ciertos requisitos. Algunos de ellos son:
- revisar el registro de actividades de tratamiento.
- analizar los riesgos y medidas de seguridad, identificando posibles amenazas o vulnerabilidades relativas al tratamiento de los datos.
- comprobar si es necesario designar un Delegado de Protección de Datos (DPD).
- analizar las herramientas que utiliza la empresa para tratar los datos, incluyendo software, aplicaciones, archivos físicos, etc.
- revisar que los tratamientos de datos personales cumplen con los principios establecidos en el RGPD.
- analizar las cláusulas de confidencialidad.
- comprobar el protocolo ante brechas de seguridad.
Fases de la auditoría de protección de datos
A pesar de que no existe una auditoría de datos modelo prediseñada, existen diferentes fases en las que el proceso puede dividirse para facilitarlo.
- revisión de la documentación de la empresa: el primer paso consiste en recopilar todos los datos relativos a este tema, de forma que se compruebe que los contratos están firmados, se tiene el consentimiento expreso de los dueños de los datos, etcétera.
- planificación de la auditoría: dentro de la auditoría es fundamental realizar entrevistas que tienen que ser planificadas de antemano.
- análisis y documentación del nivel de cumplimiento de la empresa con la ley: la tercera fase consiste en comprobar que la empresa cumple con la LOPDGDD y todos sus requisitos, de forma que se detecte cualquier error en el proceso.
- elaboración y presentación del informe final: la auditoría termina con un informe que resuma los resultados obtenidos durante el proceso y los aspectos que se deben mejorar. Se debe presentar este informe tanto a la alta dirección de la empresa como al Delegado de Protección de Datos. Para facilitar este proceso, se puede utilizar una plantilla modelo de la auditoría de protección de datos.
Beneficios de la auditoría de protección de datos
La auditoría de protección de datos RGPD ofrece a las empresas que la llevan a cabo una serie de beneficios que pueden ser de mucho interés para ellas:
- cumplimiento normativo: a lo largo de este artículo hemos visto que realizar una auditoría de protección de datos permite a la empresa comprobar que está cumpliendo todo lo relativo a la LOPDGDD.
- mejora de la seguridad: la auditoría ayuda a la empresa a identificar problemas o vulnerabilidades en los sistemas de seguridad y a corregirlos antes de que haya incidentes.
- transparencia y confianza: realizar auditorías regulares demuestra tanto a los clientes como a la sociedad en general que la empresa se toma en serio la protección de datos personales, mejorando así la imagen de la empresa.
- prevención de sanciones: por supuesto, verificar que se cumple con el RGPD y la LOPDGDD mediante las auditorías regulares ayuda a evitar posibles sanciones en este ámbito.
Descubre la auditoría de protección de datos con WeOk
Llevar a cabo una auditoría de protección de datos puede significar una ventaja significativa para tu empresa, y una herramienta clave para cumplir con la normativa. Aunque no es obligatoria, es muy recomendable para todas las empresas.
Desde WeOk te ofrecemos un asesoramiento experto en la materia, para garantizar que puedas estar al día sobre la protección de datos y cumplir con la normativa. Si tienes cualquier duda, ¡consúltanos!
