La protección de datos para autónomos es igual de importante que para grandes empresas o para administraciones públicas; aunque los trabajadores por cuenta propia trabajen solos o manejen cantidades menores de información, es igualmente significativo que estos cumplan la normativa y garanticen la seguridad de la información de sus clientes.
Desde WeOk, te ofrecemos un artículo donde comentaremos cómo se aplica la normativa de protección de datos para autónomos.
Obligatoriedad de la protección de datos para autónomos
La protección de datos para autónomos es obligatoria. Los autónomos pueden realizar diversos tratamientos de datos personales de sus clientes, empleados, colaboradores, o proveedores en el desarrollo de su actividad profesional. Por este motivo, están obligados a cumplir con la normativa de protección de datos, que incluye las obligaciones recogidas en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD).
Esto quiere decir que la obligación de cumplir con la protección de datos no depende del tipo de negocio, del tamaño, ni del sector al que se dedique, sino que depende del tipo de datos que maneje. Es decir, que si el autónomo maneja algún tipo de datos personales, debe cumplir con la ley de protección de datos para autónomos.
Según el RGPD, los autónomos están obligados a:
- garantizar que el tratamiento es lícito, contando con una base jurídica para legitimar el tratamiento de datos.
- informar a los interesados sobre todo lo relativo al tratamiento de sus datos.
- atender las solicitudes de los derechos de protección de datos.
- aplicar medidas de seguridad y protección de datos.
- gestionar las brechas de seguridad e informar de ellas a los interesados y a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en el plazo de 72 horas.
- en caso de que sea obligatorio, designar un Delegado de Protección de Datos (DPO), aunque, en el caso de autónomos, lo habitual es que no sea necesario, salvo que se traten datos a gran escala o de categorías especiales.
Adaptación a la ley de protección de datos para autónomos – 8 pasos a seguir
Es recomendable que para adaptarse a la ley de protección de datos para autónomos, estos sigan una serie de pasos clave, que comentaremos a continuación.
Realizar un análisis de riesgos
Un paso previo a la realización de cualquier tratamiento de datos, es llevar a cabo un análisis de riesgos en protección de datos, que consiste en identificar los posibles riesgos que puedan aparecer en el momento de tratar los datos de los usuarios. Este análisis de riesgos sirve para poder adoptar medidas de seguridad adecuadas para reducir o eliminar los riesgos encontrados.
Hacer una evaluación de impacto
Después de realizar el análisis de riesgos, es recomendable llevar a cabo una evaluación de impacto de protección de datos. La evaluación de impacto es obligatoria cuando, del análisis de riesgos, se concluya que el tratamiento puede implicar un riesgo alto, cuando se traten datos de categorías especiales, cuando se trate de datos relativos a condenas penales o a la situación financiera de los interesados.
Llevar un registro de actividades de tratamiento
Una de las obligaciones de la ley de protección de datos para autónomos es llevar un registro de actividades de tratamiento, que es un documento donde se recogen todos los tratamientos que el autónomo lleva a cabo. Este documento debe mantenerse actualizado, y debe contener la siguiente información:
- información del responsable del tratamiento, de los encargados y del Delegado de Protección de Datos, si los hubiera.
- finalidad del tratamiento.
- descripción de las categorías de los datos.
- plazos relativos a la supresión de los datos.
- medidas de seguridad y protección de datos que se van a aplicar.
Firmar contratos de encargo de tratamiento
Los autónomos, al igual que las empresas, pueden ceder los datos que tratan a terceros; con estos, deberán firmar un contrato de encargo de tratamiento, en el que se deben especificar una serie de obligaciones como los datos que se van a ceder, la finalidad del tratamiento, el plazo de conservación de los datos, y las medidas de seguridad que se van a adoptar para protegerlos.
Realizar formación en protección de datos
En el caso de la protección de datos para autónomos, el responsable del tratamiento suele ser el propio autónomo. Un aspecto importante de la seguridad de la información es que este responsable reciba cierta formación en el ámbito que le permita conocer la normativa en profundidad y realizar los tratamientos conforme a ella.
Informar a los dueños de los datos del tratamiento
Otra de las obligaciones que establece la ley de protección de datos para autónomos es informar a los titulares de los datos sobre el tratamiento, incluyendo información sobre:
- los datos de identificación y de contacto del responsable del tratamiento, y en el caso de que los haya, del encargado del tratamiento y del Delegado de Protección de Datos.
- los tipos de datos que se van a recoger.
- la finalidad del tratamiento.
- la base legitimadora del tratamiento.
- los terceros a los que les cederán los datos, en su caso.
- el plazo de conservación de los datos.
- los derechos de protección de datos.
Establecer el plazo de conservación de los datos
El responsable del tratamiento, que, como hemos mencionado anteriormente, en estos casos suele ser el propio autónomo, debe informar a los interesados del plazo de conservación de los datos. Sin embargo, ni el RGPD ni la LOPDGDD mencionan un plazo determinado para conservar los datos, sino que recogen que es el responsable el que debe decidir cuál es este periodo. No obstante, este periodo debe ser el mínimo que haga falta para cumplir con la finalidad del tratamiento, es decir, que los datos no se deben conservar más tiempo del necesario sin causa justificada.
Llevar a cabo auditorías periódicas
El último paso de la protección de datos para autónomos es establecer procedimientos para realizar auditorías o revisiones periódicas que permitan analizar si se está cumpliendo la normativa y adoptar las medidas necesarias para corregir aquellos problemas que se detecten.
A pesar de que llevar a cabo la auditoría de protección de datos no es obligatorio, es muy recomendable, puesto que es una forma sencilla y efectiva de demostrar que los autónomos cumplen con las obligaciones legales.
WeOk te ayuda en la protección de datos para autónomos
Conocer los pasos a seguir para adaptarse correctamente a la protección de datos para autónomos es fundamental, puesto que la seguridad de la información no solo afecta a las grandes empresas. Sin embargo, sabemos que esto no siempre es fácil, sobre todo para un trabajador por cuenta propia.
Por esta razón, desde WeOk te ofrecemos nuestras herramientas y nuestros servicios de asesoramiento experto, para que puedas centrarte en lo importante: tus clientes. Si tienes alguna consulta, no dudes en preguntarnos. Te estamos esperando.
