El certificado de protección de datos se ha convertido en un elemento clave para muchas empresas que manejan una gran cantidad de datos personales de sus clientes. Este certificado no solo garantiza el cumplimiento con la ley, sino que también puede reforzar la confianza de la gente en tu empresa.
Desde WeOk, te ofrecemos un artículo donde trataremos los aspectos más importantes de este certificado, incluyendo la forma de obtenerlo y otras formas de demostrar que tu empresa cumple con la normativa.
Qué es el certificado de protección de datos
El certificado de protección de datos es un reconocimiento que demuestra que una empresa o entidad cumple con la normativa vigente, es decir, con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD).
Este certificado puede solicitarse de manera voluntaria, puesto que la normativa no lo establece como obligatorio. Sin embargo, debemos decir que las empresas que lo tienen pueden demostrar fácilmente que realizan el tratamiento de los datos de una forma segura, legal, y transparente, lo que puede aumentar la confianza de sus clientes y otros interesados.
La certificación de protección de datos personales está regulada en los artículos 42 y 43 del RGPD. Esta certificación se otorga al responsable o encargado del tratamiento por un periodo máximo de 3 años, renovables si se siguen cumpliendo los requisitos. Este certificado podrá ser retirado por los organismos de certificación o por la autoridad competente si se considera que se han dejado de cumplir los requisitos.
Qué empresas necesitan el certificado de protección de datos personales
Como hemos dicho, el certificado de protección de datos no es obligatorio. A pesar de esto, sí que es interesante para todo tipo de empresas, sobre todo para aquellas que manejan grandes cantidades de datos, puesto que están expuestas a mayores riesgos.
Ante una posible inspección de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) o de un organismo similar, contar con un certificado que garantice el cumplimiento con la ley de protección de datos es interesante para cualquier empresa, independientemente de su tamaño o de su actividad.
Cómo obtener el certificado de protección de datos
Los pasos a seguir que se recomiendan para obtener el certificado de protección de datos son los siguientes:
- Análisis y evaluación de la situación actual: el primer paso consiste en evaluar el actuar cumplimiento de la empresa con la normativa. Para esto, se puede realizar una auditoría interna.
- Implementación de medidas de protección de datos: a partir de la evaluación realizada, se deben poner en marcha una serie de medidas técnicas y organizativas para solucionar las áreas en las que haya algún riesgo.
- Registro de las medidas y protocolos de la empresa: se deben documentar tanto las medidas como los protocolos que se implementan. Es interesante que la empresa cuente con un Delegado y una certificación del Delegado de Protección de Datos.
- Auditoría de expertos: un equipo de expertos en protección de datos debe evaluar si la empresa cumple con los requisitos necesarios para obtener la certificación.
Cómo certificar que tu empresa cumple con la normativa
A la hora de certificar que tu empresa cumple con la normativa de protección de datos, puedes utilizar uno o varios de los siguientes mecanismos:
Certificados de protección de datos
Los mecanismos de certificación son una garantía de cumplimiento de la normativa de protección de datos. Como hemos visto, se trata de una forma sencilla en la que las autoridades competentes pueden comprobar que tu empresa cumple con los requisitos establecidos en las leyes relativas a este ámbito.
De acuerdo con el artículo 43 del RGPD, el certificado de protección de datos lo otorgan los organismos de certificación que tengan la aprobación de las autoridades de control de los países miembros. En España, este organismo es la AEPD.
Documentación justificativa de las medidas
Para demostrar que tu empresa cumple con la normativa de protección de datos, es necesario aportar la documentación que se genera al cumplir con los requisitos que esta establece, y también las pruebas del funcionamiento de las medidas de seguridad y protección de datos adoptadas por la empresa.
Algunos ejemplos de la documentación que deberías obtener sobre el cumplimiento de la normativa son:
- cláusula de protección de datos
- procedimientos internos
- evaluación de impacto de protección de datos
- análisis de riesgos en protección de datos
- registro de actividades del tratamiento
Aunque esta documentación demuestra que tu empresa cumple con la normativa, es importante tener en cuenta que estos informes contienen información sensible y confidencial sobre la entidad, por lo tanto, no deben ser compartidos a la ligera.
Códigos de conducta
Un código de conducta es un mecanismo que las empresas de un mismo sector incorporan voluntariamente, y que garantizan que se cumple la normativa de protección de datos. Según el RGPD, el código de conducta también puede usarse como garantía de cumplimiento.
Declaración responsable
Una declaración responsable también puede servir para garantizar el cumplimiento con la normativa. Su objetivo es acelerar los procesos administrativos, y está regulado en la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Esta ley dice que, en el sector público, el cumplimiento con la LOPDGDD se puede demostrar mediante una declaración responsable, pero después, se tendrá que respaldar con pruebas que lo justifiquen. En el sector privado, estas declaraciones no se considerarán válidas.
Consecuencias de no demostrar el cumplimiento de la normativa de protección de datos
En el caso de que tu empresa no demuestre que cumple de forma completa con el RGPD y la LOPDGDD, en caso de investigación, puede tener graves consecuencias. Estas consecuencias pueden ir desde un apercibimiento hasta una de las sanciones de la ley de protección de datos, cuya cuantía puede llegar hasta los 20 millones de euros en el caso de considerarse muy grave.
WeOk te enseña el certificado de protección de datos
El certificado de protección de datos es una herramienta muy recomendable para todas las empresas, puesto que puede conllevar muchas ventajas como un menor riesgo de incurrir en sanciones, una mayor confianza y credibilidad, y una reducción de riesgos de ciberseguridad, entre otras.
Sin embargo, desde WeOk sabemos que demostrar el cumplimiento con la normativa no siempre es una tarea sencilla. Por esto, te ofrecemos nuestras herramientas y asesoramiento experto para que tu empresa pueda obtener esta certificación y acreditar así que cumple con la legislación. Si tienes alguna duda, contáctanos.
