La cláusula de protección de datos es un elemento fundamental que se incluye en acuerdos que establecen condiciones sobre el tratamiento de datos, lo que lo convierte en algo clave para asegurar un correcto desarrollo de los contratos.
Desde WeOk, te presentamos un artículo sobre esta cláusula, donde exploraremos su función principal, su contenido, cómo se debe redactar, y los principales modelos de cláusulas de protección de datos.
Qué es la cláusula de protección de datos
La cláusula de protección de datos o cláusula informativa es una disposición legal incluida dentro de un contrato o acuerdo que regule el tratamiento, almacenamiento, uso, y seguridad de los datos personales. Su objetivo principal es asegurar que el manejo de los datos se realice de acuerdo con la normativa vigente, es decir, con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD), que es la adaptación de la ley en España.
La redacción y el contenido de la cláusula informativa puede variar según a quién se dirija y para qué. Este contenido debe cumplir con los requisitos que establecen las leyes que hemos mencionado, aunque ninguna de ellas especifica cómo se debe realizar.
Para qué sirve la cláusula de protección de datos o informativa
La función de la cláusula de protección de datos es cumplir con el deber de informar que establece tanto el RGPD como la LOPDGDD. Es decir, a través de esta cláusula se proporciona al interesado la información detallada sobre el tratamiento de sus datos personales. Esto incluye datos como la identidad del responsable de tratamiento y del encargado, en el caso de que lo haya, y también del Delegado de Protección de Datos (DPO).
Contenido de la cláusula de protección de datos
Como hemos visto, el contenido de la cláusula informativa puede variar dependiendo del tipo de documento en el que se incluya. Sin embargo, hay una serie de contenidos que se deben incluir en todas ellas:
- una introducción sobre la recopilación de datos personales, en la que se deben mencionar el RGPD y la LOPDGDD.
- la identidad y los datos del responsable del tratamiento de los datos.
- en caso de que lo haya, los datos de contacto del Delegado de Protección de Datos.
- la finalidad del tratamiento y la base jurídica que lo legitima.
- los destinatarios de los datos, en el caso de que haya encargados del tratamiento.
- los datos personales que se van a recoger.
- en el caso de que las haya, la posibilidad de transferencias internacionales de datos.
- el plazo de conservación de los datos.
- el derecho a reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
- los derechos del interesado de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición (ARSULIPO).
- los casos en los que se podrá retirar el consentimiento.
- la elaboración de perfiles y las decisiones automatizadas, si las hay.
- el origen de los datos, si no se obtuvieron del interesado.
Cuándo es obligatorio incluir la cláusula informativa
El deber de informar es una de las obligaciones del responsable del tratamiento; por esto, en todos los documentos que impliquen que se recopilen datos personales, incluir la cláusula informativa supone una obligación para él. Esta cláusula la debe firmar el propio interesado, que es el titular de los datos.
Algunos ejemplos obligatorios son la cláusula de protección de datos en el contrato de alquiler, en el contrato de trabajo, o en un formulario web donde se recopilen datos personales.
Cómo hay que redactar la cláusula de protección de datos
Redactar una cláusula informativa en un contrato de protección de datos no siempre resulta sencillo, por lo que se deben seguir algunas recomendaciones:
- utilizar un lenguaje sencillo y fácil de entender, evitando tecnicismos innecesarios.
- utilizar una tipografía y un tamaño de letra adecuados y legibles.
- organizar la información de más a menos importante.
- revisar las cláusulas de forma periódica, para poder realizar los ajustes necesarios.
- mostrar las claves sobre la política de protección de datos de la empresa.
- en el caso de que la empresa tenga proveedores o clientes fuera de España, es recomendable que la cláusula se traduzca a otros idiomas.
- tratar de no copiar otras cláusulas informativas.
Modelos de cláusulas de protección de datos
¿Cómo debe realizarse un modelo de cláusula de protección de datos? Te dejamos algunos ejemplos.
Modelo de cláusula de protección de datos para factura
“De acuerdo con el RGPD y la LOPDGDD, en [nombre de la empresa] tratamos sus datos personales con la finalidad de prestar el servicio que usted ha solicitado.
Sus datos serán conservados durante el tiempo necesario para mantener la relación comercial. Estos datos podrán ser comunicados a terceros en los casos previstos en nuestra Política de Privacidad.
Como titular de los datos, usted puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición mediante [medio habilitado por la empresa]. En caso de considerar vulnerados sus derechos, puede presentar una reclamación ante la AEPD.”
Modelo de cláusula de protección de datos para contrato de alquiler
“De conformidad con el RGPD y la LOPDGDD, [nombre de la empresa arrendadora] con domicilio en [dirección], le informa de que los datos facilitados en este contrato serán tratados con la finalidad de gestionar la relación contractual de arrendamiento y cumplir con las obligaciones legales.
Los datos serán conservados durante la vigencia del contrato y no serán cedidos a terceros, salvo en el caso de obligación legal.
Como titular de los datos, usted podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición mediante [indicar medio]. En caso de considerar vulnerados sus derechos, podrá presentar una reclamación ante la AEPD.”
Conoce la cláusula de protección de datos con WeOk
La cláusula de protección de datos o cláusula informativa es un componente clave para garantizar la privacidad y seguridad de la información personal. Esta cláusula es importante, porque, además de ser una obligación legal, también demuestra el compromiso de la empresa con la protección de la información de los usuarios.
Sabemos que redactar esta cláusula puede resultar una tarea compleja, por esto, desde WeOk te ofrecemos herramientas fundamentales y asesoramiento experto en el tema. Si tienes dudas, consúltanos. ¡Te asesoramos!
