La política de protección de datos es un elemento importante que no debe pasarse por alto. Cada vez son más las empresas que realizan tratamientos de datos personales en sus actividades diarias, y es por eso que contar con una política eficaz que regule estas actividades es fundamental para ellas.
Desde WeOk, te ofrecemos un artículo sobre la política de protección de datos, donde comentaremos sus elementos principales, su obligatoriedad y su contenido.
Qué es la política de protección de datos
La política de protección de datos es un documento que establece cómo una empresa u organización recopila, gestiona, almacena y protege los datos personales de sus usuarios, clientes o empleados, es decir, es un documento que recoge las pautas para cumplir con la normativa de protección de datos.
En este documento no se especifican en detalle las medidas de seguridad que la empresa utilizará en su proceso, sino que se centra en el compromiso de la empresa con el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD).
La política de protección de datos personales puede considerarse obligatoria, puesto que, a través de ella, la empresa cumple uno de los principios de protección de datos obligatorios, el principio de responsabilidad proactiva o accountability, que se refiere a demostrar el cumplimiento con el RGPD. Sin embargo, la obligatoriedad de la política de protección de datos no se menciona de forma explícita ni en la LOPDGDD ni en el RGPD.
Para qué sirve la política de protección de datos
Como hemos visto, la política de protección de datos sirve para cumplir con el principio de responsabilidad proactiva, porque a través de este documento, la empresa demuestra su compromiso con el cumplimiento de la normativa. En el caso de que la empresa se enfrente a una investigación, es uno de los documentos que deben aportar.
Aparte de esto, la política de protección de datos también sirve como base para diseñar los procesos que seguirá la empresa para asegurar el cumplimiento con sus obligaciones relativas a la protección de datos y para comunicárselo a todos sus empleados de forma clara y comprensible.
Cómo hacer una política de protección de datos
Para redactar la política de protección de datos en una empresa, es recomendable seguir todos los principios de protección de datos que se recogen en el RGPD, y describir cómo la empresa los cumplirá. Como hemos visto, este documento no incluye las medidas de seguridad y protección de datos; por esto, la política se puede redactar antes de decidirlas.
El documento se debe redactar de forma clara y comprensible, ya sea en formato físico o digital, y debe comunicarse a todo el personal de la empresa. Además de esto, debe estar disponible públicamente, por ejemplo, a través de la página web de la empresa, para demostrar la transparencia de esta. Por último, las políticas de protección de datos debe ser aprobada por el Consejo de Administración de la empresa.
Contenido de la política de protección de datos
El contenido de la política de protección de datos no está regulado ni en el RGPD ni en la LOPDGDD, por tanto, puede incorporar la información que la empresa considere. Sin embargo, aunque no existe una política de protección de datos modelo, existen ciertos contenidos que las políticas suelen recoger:
- la finalidad de la política.
- el ámbito de aplicación, es decir, a qué áreas o entidades se aplica la política.
- los principios de protección de datos, sobre los que se basa la política, y cómo los va a cumplir la empresa.
- la elaboración e implementación de las medidas de protección de datos.
- el control y la evaluación de la propia política y las medidas aplicadas.
Diferencia entre política de privacidad y política de protección de datos
Estos términos suelen usarse juntos, y mucha gente suele confundirlos. Sin embargo, aunque existe cierta relación entre ellos, son distintos y cumplen funciones diferentes dentro de la protección de datos.
Como hemos visto, la política de protección de datos es un documento interno en el que la empresa refleja su compromiso con el cumplimiento con la normativa, y cuyo objetivo es cumplir con el principio de responsabilidad proactiva.
Por otro lado, la política de privacidad es un documento para los usuarios en el que la empresa explica cómo trata los datos de estos. Esta política se debe incluir de forma obligatoria en todas las páginas web que traten datos personales. Su objetivo es informar a los usuarios sobre todo lo relativo al tratamiento de sus datos.
Es decir, mientras que la política de protección de datos es un compromiso que debe documentarse, comunicarse, y mantenerse actualizado, la política de privacidad es un mecanismo para informar a los usuarios sobre el tratamiento de sus datos. Ambas son fundamentales, pero cumplen funciones diferentes dentro de la protección de datos.
WeOk te asesora en la política de protección de datos
La política de protección de datos es más que un documento; es un pilar fundamental en la seguridad de la información, puesto que no solo protege la privacidad de los usuarios de las empresas, sino que también ayuda a crear un ecosistema digital más seguro para todos.
Desde WeOk, te ofrecemos nuestras herramientas y nuestro asesoramiento, y te ayudamos a crear tu propia política de protección de datos adaptada a tus necesidades. Si tienes cualquier consulta, no dudes en contactarnos. ¡Te esperamos!
