La gestión en las comunidades de propietarios va mucho más allá de arreglar averías o convocar juntas: también implica el tratamiento de datos personales de los vecinos, inquilinos y proveedores. Por eso, la ley de protección de datos en propiedad horizontal es clave para evitar sanciones y garantizar los derechos de todos los residentes.
La Ley de Protección de Datos en Propiedad Horizontal en España: Todo lo que debes saber
Qué leyes aplican a una comunidad de vecinos
En España, el tratamiento de datos personales en comunidades de propietarios está regulado principalmente por:
- El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), aplicable en toda la Unión Europea.
- La Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD), que adapta el RGPD a la normativa española.
- La Ley de Propiedad Horizontal (LPH), que establece el marco jurídico de funcionamiento de las comunidades.
Quiénes son responsables del tratamiento de los datos
La comunidad de propietarios es considerada la responsable del tratamiento de los datos, ya que decide para qué y cómo se utilizan los datos personales necesarios para la gestión de la finca. Cuando existe un administrador de fincas contratado, este actúa como encargado del tratamiento, mediante la formalización de un contrato de encargo de tratamiento entre ambas partes.
Los datos gestionados pueden ser de propietarios, inquilinos, trabajadores de la finca (porteros, limpiadores, conserjes) y proveedores, e incluyen datos identificativos, de contacto, bancarios y otros relacionados exclusivamente con la gestión de la comunidad.
Bases legales: ¿Es necesario el consentimiento?
La normativa reconoce a las comunidades de propietarios la legitimidad para tratar los datos personales de vecinos e inquilinos en virtud del cumplimiento de una obligación legal —la gestión misma de la comunidad bajo la Ley de Propiedad Horizontal—, lo que hace innecesario solicitar consentimiento expreso para la gran mayoría de tratamientos habituales (convocatorias, emisión de recibos, gestión de actas, etc.)
Sin embargo, cuando se implementan sistemas de videovigilancia, sí es necesario informar correctamente a los afectados y cumplir estrictamente con la normativa de protección de datos, ya que su uso puede afectar derechos fundamentales.
Cómo cumplir con la ley de protección de datos en propiedad horizontal – 7 puntos clave
Las comunidades de propietarios deben observar una serie de medidas y obligaciones para cumplir la ley de protección de datos en propiedad horizontal:
- Información a los afectados: Todos los vecinos y empleados deben ser informados sobre los datos que se tratan, su finalidad, el responsable del tratamiento y sus derechos.
- Registro de actividades de tratamiento: Es obligatorio llevar un registro detallado de los tratamientos de datos personales realizados.
- Contrato con el administrador de fincas: Si existe un administrador, debe suscribirse un contrato donde se estipulen las condiciones del acceso a los datos.
- Deber de secreto y seguridad: Todos los que accedan a los datos deben respetar la confidencialidad y adoptar medidas técnicas y organizativas para protegerlos.
- Minimización y calidad: Solo se pueden recabar y conservar los datos estrictamente necesarios (nombre, dirección, datos bancarios para domiciliación de cuotas, etc.).
- Conservación: Los datos deben conservarse solo durante el tiempo necesario y bloquearse cuando ya no sean útiles, por ejemplo, hasta que caduquen responsabilidades legales o prescriban deudas.
- Cumplimiento en comunicaciones internas y tablones de anuncios: No se pueden difundir listas de morosos ni otra información personal sin ajustarse a la legislación.
Derechos de los propietarios, inquilinos y empleados
Los propietarios y otros afectados gozan de una serie de derechos sobre sus datos, conocidos comúnmente como derechos ARSULIPO (acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición). Sin embargo, estos derechos pueden verse limitados en la comunidad: por ejemplo, no se podrán suprimir aquellos datos imprescindibles para la gestión y el funcionamiento de la comunidad. La comunidad debe facilitar el ejercicio de estos derechos, informando a los interesados del procedimiento y respondiendo a sus solicitudes en los plazos estipulados.
Consecuencias del incumplimiento de la ley
Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de la ley de protección de datos en propiedad horizontal puede acarrear sanciones económicas muy elevadas, que van desde los 900 hasta los 600.000 euros, en función de la gravedad de la infracción. Las sanciones no solo afectan a la comunidad sino también, en algunos casos, al administrador de fincas o a otros encargados del tratamiento de los datos.
Casos habituales: Videovigilancia y tablones de anuncios
- Videovigilancia: La instalación de cámaras exige el acuerdo en junta y la colocación de carteles informativos. El acceso a las grabaciones debe estar limitado y protegido, y su uso restringido solo a fines legales y de seguridad.
- Tablón de anuncios: No se pueden publicar listados de morosos o datos personales de los vecinos en el tablón comunitario, salvo con las debidas garantías legales y, de preferencia, en un espacio protegido al que solo acceda la comunidad.
WeOk te ayuda con la protección de datos en protección horizontal
La ley de protección de datos en propiedad horizontal en España exige a las comunidades cumplir normas estrictas para el tratamiento de datos personales. Adaptar la gestión de la comunidad a la normativa permitirá evitar sanciones, proteger los derechos de los vecinos y fomentar la transparencia y profesionalidad en la convivencia.
Cumplir con la ley no es solo evitar multas, sino garantizar la privacidad y confianza de todos los que forman parte de la vida en comunidad.
Si tienes dudas específicas sobre tu caso, desde WeOk, te ofrecemos nuestras herramientas y nuestro asesoramiento experto, para hacerte esta tarea mucho más sencilla. Si quieres más información, no dudes en consultarnos.
