Implementar un protocolo de protección de datos es clave para cualquier empresa que maneje datos personales de sus usuarios, puesto que es una forma de amoldar la organización a la normativa de forma total y completa.
Desde WeOk, te presentamos un artículo sobre el protocolo de protección de datos, donde trataremos aspectos como su importancia y sus puntos clave.
Qué es el protocolo de protección de datos
El protocolo de protección de datos es un documento o manual en el que se establecen las prácticas que la empresa seguirá para tratar los datos de sus usuarios de forma segura. Este protocolo se basa en la normativa, es decir, en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y en la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD). Su objetivo es asegurar que el tratamiento de los datos cumpla con lo establecido en la norma.
Un protocolo debe incluir todas las acciones relativas a la protección de los datos que la empresa debe tener en cuenta cada vez que inicia un proceso de tratamiento de datos personales, de forma que a la empresa le resulte sencillo cumplir todos los puntos de protección si comprueba el protocolo.
Importancia del protocolo de protección de datos
El protocolo de protección de datos personales es importante porque todas las empresas y organizaciones están obligadas a cumplir con la normativa, y establecer un protocolo es una forma muy adecuada para que estas se aseguren de que cumplen con todos los requisitos establecidos en ella. De la misma manera, el protocolo ayuda a que todos los empleados sepan las normas y medidas de seguridad que deben aplicar cuando realicen cualquier tratamiento de datos personales.
Además, un protocolo bien definido no solo garantiza el cumplimiento con la legislación, sino que también mejora la reputación y credibilidad de la empresa.
Puntos clave del protocolo de protección de datos
¿Cómo elaborar un protocolo de protección de datos? Existen una serie de puntos clave imprescindibles para elaborar e implementar un protocolo de protección de datos eficaz y completo.
Determinar el tratamiento de datos
Las empresas pueden realizar distintos tratamientos de datos dependiendo de varios factores, como, por ejemplo, la actividad comercial a la que se dediquen. Por esto, el primer paso es determinar los tratamientos de datos que va a realizar tanto en el presente como en el futuro, incluyendo, entre otros, bases de datos de clientes, empleados y proveedores, cámaras de vigilancia, nóminas, etcétera. También es importante diferenciar entre datos básicos y datos de categorías especiales.
Realizar análisis de riesgos
Realizar tratamientos de datos personales siempre conlleva ciertos riesgos para los derechos de los interesados. Por esto, es necesario realizar un análisis de riesgos antes de cada nuevo tratamiento. Además, también es obligatorio realizar una evaluación de impacto de protección de datos siempre que se detecte un riesgo alto o cuando los datos sean de categorías especiales.
Poner en práctica medidas de seguridad
Después de determinar los riesgos a los que los datos están expuestos, el siguiente paso es aplicar medidas de seguridad y protección de datos adecuadas para reducir o eliminar las posibilidades de que estos riesgos aparezcan. Estas medidas deben ser tanto técnicas como organizativas.
Redactar contratos de encargado de tratamiento
Si tu empresa necesita compartir datos con terceros, como asesorías o proveedores de software, es obligatorio firmar un contrato de encargado del tratamiento que incluya la finalidad y duración del tratamiento, las condiciones y obligaciones, y las responsabilidades en caso de incumplimiento.
Informar a los empleados del contenido del protocolo
Toda la plantilla de la empresa debe cumplir con las obligaciones de la normativa y conocer las consecuencias de no cumplirla. Por esto, es importante que estén familiarizados con las medidas del protocolo de protección de datos, especialmente aquellos que manejan datos personales en sus actividades del día a día.
Asegurar la legalidad de la página web
La página web de tu empresa también debe cumplir con la normativa, incluyendo los siguientes documentos:
- aviso legal y política de privacidad.
- política de cookies y consentimiento de usuarios.
- términos y condiciones en el caso de una tienda online.
- condiciones generales de contratación, si ofreces la contratación de servicios a través de la página web.
Informar a los interesados de sus derechos
Toda persona cuyos datos sean tratados, incluyendo clientes, empleados y proveedores, debe recibir información clara sobre la finalidad del tratamiento, la base legal que lo justifica, el plazo de conservación de los datos, si sus datos serán cedidos a terceros, la identidad del responsable del tratamiento, y los derechos ARSULIPO que puede ejercer.
Asegurarse de que la documentación esté actualizada
Es fundamental mantener actualizados los documentos relacionados con la protección de datos, por ejemplo los registros de actividades de tratamiento, las políticas de privacidad, etcétera. Mantener esta documentación al día facilita el cumplimiento normativo y sirve como prueba en caso de inspecciones.
Realizar auditorías periódicas
Para garantizar el cumplimiento del protocolo de protección de datos y de las medidas de seguridad, es recomendable realizar una auditoría de protección de datos cada uno o dos años o cuando se produzcan cambios importantes en el procedimiento de tratamiento de la información.
Crear un protocolo contra las brechas de seguridad
Además de implementar medidas preventivas, es importante que la empresa cuente con un protocolo que sirva para actuar ante incidentes de seguridad, que incluya:
- la identificación y contención de la brecha.
- cómo notificarla a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y a los afectados, en un plazo máximo de 72 horas.
- las medidas correctivas para evitar futuras incidencias.
Nombrar a un Delegado de Protección de Datos
Hay determinados casos en los que es obligatorio nombrar un Delegado de Protección de Datos (DPO), que es el encargado de supervisar que la normativa se cumple de forma total y completa, y además es el enlace entre la empresa y la AEPD.
Descubre cómo implementar un protocolo de protección de datos con WeOk
Implementar un protocolo de protección de datos es fundamental para asegurar la seguridad de la información y para cumplir con la normativa vigente. Además de para evitar sanciones, el protocolo sirve para reforzar la confianza y la transparencia de la empresa en este ámbito.
Desde WeOk, te ofrecemos herramientas clave y asesoramiento experto en protección de datos para que puedas desarrollar un protocolo adaptado a tu empresa. Si quieres más información, no dudes en consultarnos.
