El canal de denuncias interno en las empresas representa un mecanismo clave para fomentar un ambiente laboral, ético y responsable. Es una herramienta fundamental en todas las empresas para asegurar que se cumplen las leyes y normativas de distintos ámbitos. Implantar un canal interno puede ser complejo y dar muchos problemas para cumplir con las exigencias legales. De ahí que muchas empresas recurran a un canal de denuncias externo para acelerar el proceso.
Con este canal se permite a los trabajadores y personas vinculadas a la empresa comunicar de manera anónima y confidencial de cualquier acción o comportamiento que pueda vulnera la legislación vigente o las propias normas de la organización.
La importancia del canal de denuncias
Este canal es fundamental para poder detectar e investiga cualquier alerta de irregularidad, recibir y gestionar la información necesaria para poder solucionarlas efectivamente. Esto implica una gran cantidad de pasos a dar que la mayoría de las empresas no tienen a su alcance fácilmente. La alternativa es recurrir a una aplicación de gestión de canal de denuncias externa.
Esto incluye desde infracciones menores hasta delitos graves, abarcando un amplio espectro que puede ir desde el incumplimiento de políticas internas hasta actividades criminales como la corrupción, el fraude o el blanqueo de capitales.
La importancia del canal interno de denuncias está en su capacidad de detectar y prevenir faltas y posibles delitos.
Además, este tipo de canal interno es obligatorio desde la Ley 2/2023, de 20 de febrero. En esta legislación se establece su obligatoriedad para todas las empresas con un número de trabajadores mayor a 50 y recomendable para el resto. Esto afecta tanto a empresas como corporaciones, fundaciones, sindicatos, partidos políticos o cualquier otro tipo de organización.
No disponer de este canal interno de denuncias podría dar lugar a la apertura de un proceso sancionador que llevara a multas de gran cuantía. No cumplir con los requisitos que marca la ley en este tipo de canales también puede dar problemas.
Las plataformas externas de canal de denuncias ofrecen la ventaja de cumplir los requisitos con todas las garantías.
La transparencia empresarial
El canal interno de denuncias es una herramienta fundamental dentro de una organización para permitir a los empleados y colaboradores informar de manera confidencial sobre cualquier práctica irregular o contraria a la normativa vigente.
Este sistema promueve una cultura empresarial basada en la ética y la transparencia, permitiendo identificar y abordar a tiempo conductas inadecuadas como el fraude, la corrupción, la discriminación o el acoso.
Una gestión efectiva del canal interno de denuncias
Además de que la empresa disponga del canal de denuncias en funcionamiento, es importante que la gestión de dicho canal sea efectiva. De no ser así, no se estaría cumpliendo su función de proteger y detectar irregularidades.
Para que el canal de denuncias interno funcione de manera óptima y cumpla con los requisitos legales. Con una aplicación de canal de denuncias externo, los plazos para su implantación se reducen y se asegura el cumplimiento de todos los pasos esenciales.
Hay que seguir algunas directrices importantes:
Nombrar al gestor del canal
Es esencial designar a una persona o equipo capacitado y con la formación adecuada para manejar el canal. Esta persona o equipo debe ser imparcial y competente en la recepción, evaluación y seguimiento de las denuncias.
Garantizar el anonimato y la confidencialidad
La seguridad y privacidad de los denunciantes son esenciales. Se deben poner en marcha métodos seguros para la recepción de denuncias y proteger la identidad de los informantes.
Esto también implica adoptar medidas robustas de seguridad y ciberseguridad para evitar posibles filtraciones o peligro de los datos.
Un registro de las denuncias y un seguimiento efectivo
Es fundamental que todas las denuncias serán gestionadas correctamente. Para ello, en canal de denuncias interno debe tener un protocolo preciso para que cada una de las denuncias sea gestionada, investigada y se le pueda hacer el seguimiento adecuado.
Implementar un sistema para el seguimiento y una investigación apropiada de las denuncias es crucial y con unos periodos de actuación lo más rápidos posible.
Establecer los plazos de respuesta
Dilatar en el tiempo la investigación de las denuncias y la resolución de las mismas haría que el canal de denuncias interno no fuera una herramienta útil.
Además, repercutirá en un deterioro de su imagen frente a los trabajadores, lo que conseguiría que perdiera valor y dejase de ser referente para el colectivo.
Definir y adherirse a plazos claros para responder a las denuncias es esencial para mantener la confianza en el sistema y asegurar una gestión eficiente.
Protección de los datos y las comunicaciones
Igualmente, proteger los datos de las personas denunciantes y las posibles comunicaciones posteriores con esas personas es un punto crítico del canal interno de denuncias.
Si hay cualquier filtración que comprometa estos datos, se estaría vulnerando la legislación y tendría como consecuencia una pérdida de confianza por parte de los trabajadores, además de un peligro evidente y claro para el propio denunciante.
Hay que protegerles de posibles represalias y mantener una comunicación transparente con ellos sobre el estado de sus denuncias. Esto es clave para la efectividad y seguridad de todo el sistema.
La ciberseguridad es esencial
Hay que tener en cuenta que en la actualidad los ciberataques se centran principalmente en las empresas de cualquier sector. Y en este sentido, el canal de denuncias interno puede ser una fuente de datos y pistas de ataque muy jugosas en manos de ciberdelincuentes.
Por eso es esencial implementar medidas de ciberseguridad avanzadas y robustas para proteger la información confidencial de cualquier ataque y evitar accesos o filtraciones no autorizadas.
Formación y capacitación en seguridad
Como en cualquier sistema informático o digital el punto más débil suele ser el ser humano, conseguir una ciberseguridad efectiva de los datos denunciados en el canal de denuncias internos pasa por formar y capacitar al personal.
El personal encargado del canal de denuncias debe estar formado en ciberseguridad y consciente de las últimas amenazas y vulnerabilidades.
Puntos esenciales del canal de denuncias interno
Por último, hay que tener en cuenta ciertos aspectos a tener en cuenta para conseguir un canal de denuncias internas eficaz y funcional en la empresa.
Definir bien las políticas y procedimientos
Hay que establecer las normas claras para el uso del canal, incluyendo cómo presentar una denuncia y cómo se gestionarán estas.
Una comunicación interna efectiva
Es esencial informar a todos los empleados sobre la existencia y la importancia del canal a través de reuniones, capacitaciones o material informativo.
Asegurar el anonimato y la confidencialidad
Hay que utilizar herramientas seguras para mantener el anonimato y la confidencialidad de los denunciantes.
Una gestión de las denuncias adecuadas
Para ello hay que designar responsables calificados para investigar y dar seguimiento a las denuncias de manera rápida.
Establecer los plazos de actuación
Como ya hemos indicado, es importante definir plazos para la gestión de las denuncias y realizar un seguimiento continuo para asegurar acciones efectivas.
Evaluación y mejora continua
Un canal de denuncias interno no tiene que ser perfecto desde el primer momento, pero si debe intentar serlo.
Para ello hay que aplicar una política constante de mejora y corrección de los procesos y procedimientos.
Siempre con el objetivo de detectar cualquier posible fallo o riesgo e implantar soluciones efectivas y rápidas.
La alternativa al canal de denuncias interno
Como has podido ver, no está al alcance de cualquier empresa cumplir con todos las directrices que marca la ley. En especial en lo que se refiere a la protección de la privacidad y confidencialidad de los datos y documentos incluidos en las denuncias que se reciban o en la protección al denunciante.
Por eso la alternativa al canal de denuncias interno es recurrir a un sistema externo de gestión del canal. Esto garantiza un trabajo más metódico y profesional a la hora de poner en marcha el canal y cumplir con la ley.
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