El canal de denuncias y protección de datos en las organizaciones se ha consolidado como un mecanismo esencial para promover un entorno laboral ético, responsable y, sobre todo, transparente.
Con este sistema se facilita a los empleados y cualquier persona vinculada a la empresa denunciar anónimamente y de manera confidencial cualquier hecho o acción que pudiera haber puesto en peligro a los trabajadores o a la propia organización en la que se encuentra
Es importante resaltar aquí el carácter anónimo del canal de denuncias, de ahí la importancia de cumplir con la legislación de Protección de Datos en España o en el propio sector de actividad de la empresa.
En este sentido, es siempre más fácil cumplir con esta normativa sobre la protección de datos y el canal de denuncias anónimo si se trabaja con una aplicación externa para implantar un canal de denuncias en la empresa.
¿Por qué es importante el canal de denuncias anónimo?
La importancia del canal de denuncias reside en el hecho de que tiene la capacidad de identificar cualquier señal irregular en la empresa.
Desde delitos de poca importancia hasta cuestiones relacionadas con casos de corrupción, fraude e incluso blanqueo de capitales.
Estos canales de denuncias anónimos son obligatorios en todas las empresas con más de 50 trabajadores y recomendable en las empresas con una plantilla menor, según recoge la Ley 2/2023 del 20 de febrero.
La ausencia de este sistema no solo expone a las organizaciones a procesos sancionadores y multas significativas sino que también disminuye su compromiso con la integridad y la legalidad vigente.
El canal debe ser transparente pero anónimo
La gestión del canal debe ser trasparente en el sentido de que permita a los trabajadores acceder a él fácilmente en cualquier momento.
Pero a la vez debe garantizar la protección de su privacidad y proteger sus datos personales en todo momento.
En ocasiones en las empresas no es fácil conseguir este objetivo, por lo que siempre existe la posibilidad de gestionar el canal de denuncias anónimo mediante una aplicación externa.
¿Cómo cumplir con la protección de datos en un canal de denuncias?
La eficacia del canal de denuncias anónimo pasa por un imperativo que es que todas las denuncias sean anónimas y confidenciales en todo momento.
Mediante la denuncia anónima del trabajador se pondrán en marcha los mecanismos para que los responsables de este canal en la empresa investiguen los hechos denunciados.
Salvaguardar la información de las denuncias y los datos privados de los trabajadores que hayan denunciado, así como los hechos en sí, es fundamental.
Esto requiere trabajar medidas de protección de la información y de ciberseguridad en la empresa en cuestión.
Puntos clave para garantizar la protección de datos
Para que el canal de denuncias pueda cumplir con la adecuada protección de datos es esencial que:
Sea un canal de comunicación efectivo
Se trata de crear un sistema de comunicación que sea efectivo, adoptar software específicos que permitan esta posibilidad será una gran ayuda.
Ten en cuenta que no vale con habilitar una dirección de correo o un buzón físico, como creyeron algunas empresas.
Hay que instalar una herramienta que garantice el anonimato de quien informa.
Asegurar que es confidencial
De ahí la figura del encargado o responsable del canal de denuncias que se encargue de garantizar la privacidad de las denuncias y los datos recibidos.
Este rol es importante para gestionar tanto la información, como las respuestas de acuse de recibo de cada denuncia como la tramitación de los siguientes pasos a dar.
También es importante, en el caso de que fuera necesario, permitir el acceso desde fuera de la red corporativa, facilitando así que cualquier persona relacionada con la empresa pueda reportar malas prácticas o incumplimientos.
Implementar medidas básicas de seguridad, incluyendo protocolos de conexión seguros y servidores privados ubicados en la Unión Europea. En este sentido, pueden tener importancia la certificación ISO 27001 o el propio ENS si se trata de empresas públicas o que trabajan con el sector público.
Designación de un responsable
Hay que asignar a una o más personas, independientes de la estructura administrativa de la empresa, la responsabilidad de gestionar y dar seguimiento a las investigaciones necesarias.
Por eso es fundamental contar siempre con personal externo que facilite la investigación a la vez que permite la imparcialidad y la objetividad en las investigaciones.
Definición de las reglas del canal de denuncias
El propósito del canal de denuncias es investigar posibles violaciones o irregularidades internas. Por eso, uno de sus requisitos fundamentales es establecer bien las reglas y protocolos de actuación.
Estos deben cubrir desde la misma recepción de la denuncia anónima hasta la última comunicación a los actores implicados en los hechos denunciados.
Otros pasos que deben incluirse y en los que habrá que aplicar medidas de protección de la información son:
- Quienes están autorizados a utilizar y gestionar el canal
- Los medios de comunicación disponibles para informar al colectivo de trabajadores que pueden ser varios canales.
- Como salvaguardar la información de los hechos que pueden ser reportados y cómo hacerlo.
- Quién o quiénes serán los encargados de gestionar el canal y todos los datos incorporados.
- Los tiempos de respuesta y resolución de las denuncias y las correspondientes comunicaciones a las partes.
- Los derechos de quienes denuncian y los denunciados protegiéndolos en todo momento.
- El procedimiento desde la apertura hasta la resolución de la denuncia.
Registro y seguimiento de las denuncias
Es necesario mantener un registro detallado de todas las denuncias, incluyendo su estado y resolución.
Esto ayuda a demostrar que se han adoptado las precauciones necesarias para prevenir violaciones, lo cual es crucial para mitigar responsabilidades penales.
Promoción del canal de denuncias
Finalmente, debes incluir una sección en la página web de tu empresa dedicada al canal de denuncias y protección de datos, asegurándote de que sea fácilmente accesible para empleados, ex empleados, clientes, proveedores y candidatos.
Esto facilitará la presentación anónima y segura de denuncias.
Como ves optar por un software para la gestión del canal de denuncias no solo ayudará a implantarlo con facilidad, también ayudará a proteger la información y cumplir con todas las exigencias en protección de datos. Lo puedes obtener al contratar el canal de denuncias de WeOk.