La Ley del canal de denuncias en España (Ley 2/2023, de 20 de febrero) establece la obligatoriedad y los requisitos del canal de denuncias obligatorio en las empresas. En esta ley además se incorpora la Directiva Whistleblowing elaborada por la Unión Europea.
En ella se detallan con claridad los requisitos legales del canal de denuncias que deben cumplirse para que se consideren válidos, eficaces y conforme a la ley.
No vale cualquier cosa en el canal de denuncias
Cuando comenzó a aplicarse la ley en 2023 muchas empresas consideraron que valía con un simple correo electrónico para recibir las denuncias de los trabajadores o un sencillo número de teléfono. Pero estos métodos no son válidos como tal. Los requisitos para el canal de denuncias son mucho más amplios y completos.
El canal de denuncias debe estar integrado en la estructura organizativa de la empresa como un mecanismo eficiente para denunciar y prevenir actos ilícitos o posibles infracciones.
Debe asegurar la protección del denunciante frente a posibles represalias y estar gestionado y supervisado en todo momento. Debe registrar y evaluar cada una de las denuncias para poder investigarlas y tratarlas de manera adecuada.
Las empresas, así como otras organizaciones con 50 o más empleados y todas las Administraciones Públicas, deben cumplir con una serie de requisitos específicos para que su canal de denuncias sea conforme a esta legislación.
Los requisitos legales del canal de denuncias
Según la mencionada Ley 2/2023 sobre el canal de denuncias obligatorio se establecen unos requisitos fundamentales para cumplir la ley y conseguir un canal efectivo.
Vamos a repasar cada uno de ellos para que puedas evaluar si se están cumpliendo en tu empresa.
Requisito 1: Confidencialidad y anonimato
Este requisito es esencial. Es imprescindible que el canal de denuncias permita la presentación de denuncias anónimas y garantizar la confidencialidad de los denunciantes y denunciados.
Para ello, solo el personal autorizado y encargado de la gestión puede tener acceso a los datos y toda la información que se recoge en la denuncia.
Requisito 2: Una buena gestión y supervisión de las denuncias
De no cumplir con este requisito, el canal no sería efectivo de ninguna manera. El canal y cada una de las denuncias debe ser tratado adecuadamente por personal capacitado y preparado para ello.
Solo así se garantiza una buena evaluación, investigación y seguimiento de cada una de las denuncias que se reciban.
Requisito 3: Integración en la organización
Incluso en el caso de recurrir a un servicio externo para la gestión del canal de denuncias, este debe estar integrado dentro de la estructura de la empresa. Es un instrumento fundamental para mejorar la marcha de la empresa y como tal debe ser parte de su organización.
Requisito 4: Proteger al trabajador
Uno de los requisitos del canal de denuncias más importante es proteger al trabajador que denuncia en todo momento. Para ello hay que establecer medidas que garanticen su seguridad y evitar cualquier represalia como consecuencia de haber denunciado.
Requisito 5: Registrar las denuncias
Hay que llevar un registro pormenorizado y completo de cada denuncia que se reciba. La información y todos los datos que formen parte de ellas deben estar seguros en todo momento y a salvo de posibles filtraciones o intentos de acceso fraudulentos de cualquier tipo.
Requisito 6: Facilidad de uso y accesibilidad
El canal debe estar disponible para utilizarse con facilidad y un acceso claro a las personas responsables en cada una de las fases del proceso. De esta manera se podrán hacer las gestiones necesarias para las investigaciones, comunicaciones con el denunciante o cualquier otra que sea necesaria de manera fácil y con un adecuado seguimiento.
Requisito 7: La transparencia en el proceso
El proceso para presentar una denuncia debe ser transparente y de fácil uso para cualquier usuario dentro de la empresa que necesite utilizarlo. Esto implica también que se realicen las comunicaciones oportunas al denunciante cuando presente su denuncia o a las personas que pudieran estar implicadas en los hechos denunciados.
Requisito 8: Formación y capacitación continua
En este tipo de canales se utiliza información sensible y datos personales de los trabajadores y de la misma empresa. Por eso es fundamental que el personal implicado y encargado de su gestión reciba la formación adecuada y una capacitación continua en la utilización de las herramientas y los protocolos del canal.
Todo debe cumplir con la legislación vigente y proteger la información de manera permanente.
Requisito 9: Comunicación y resoluciones claras y efectivas
El canal de denuncias está pensado para solucionar problemas en la empresa y que los trabajadores que denuncian sepan que se han tomado las medidas adecuadas. Este es su sentido de ser.
Por eso es fundamental como requisito obligatorio del canal de denuncias que se establezcan los mecanismos para la investigación y resolución de cada denuncia. También para que los pasos que se den se comuniquen con transparencia tanto a la persona que denuncia como a los afectados en los hechos que se denuncien.
Y todo ello en unos plazos razonables que no permitan que la posible situación irregular se prolongue en el tiempo inexorablemente.
Requisitos 10: Evaluación, revisión y mejora continua
El canal para que sea efectivo debe revisarse de manera periódica. En los propios protocolos deben establecerse los periodos de evaluación y revisión para detectar todos los errores, riesgos e imprecisiones.
Y claro está, estas evaluaciones deben traducirse en una mejora continua para que los objetivos del canal se cumplan cada ver con más rigor y profesionalidad, reduciendo la posibilidad de fallos.
Beneficios de cumplir los requisitos del canal de denuncias
Si se cumple con estos requisitos en el canal de denuncias se convierte en una herramienta efectiva que puede ayudar mucho a la empresa u organización.
Fomentará un ambiente de trabajo seguro y agradable para los trabajadores que ayudará a aumentar la productividad en la empresa.
Esto mejorará los resultados contables de la empresa, reducirá los gastos por absentismo laboral y bajas y evitará enormes gastos por posibles multas económicas a la compañía. ¡Consigue un buen precio del canal de denuncias!