La figura del responsable del canal de denuncias en la empresa es fundamental para asegurar que la legislación se cumpla.
Su designación y funciones son importantes para asegurar la gestión eficiente del canal y esto viene regulado en la Ley 2/2023. Pero a su vez, la Agencia Española de Protección de Datos establece responsabilidades concretas en el tratamiento de los datos personales.
La gestión del canal implica contar con un procedimiento, evaluar las denuncias, dar seguimiento a las investigaciones y comunicarse con denunciantes y denunciados. Hay que hacer una documentación rigurosa del canal en todo momento.
Y todas estas funciones son las tareas del responsable del canal de denuncias del que vamos a hablar a continuación.
¿Cómo designar al responsable del canal de denuncias?
Según la normativa actual, la figura del responsable del canal de denuncias es fundamental. Deben designarse dentro del personal de la empresa u organización donde funcione el canal.
Y no tiene que ser una única persona, puede ser un equipo e incluso un órgano colegiado.
Lo importante es que al elegir a la persona responsable se garantice que es independiente y autónomo para poder desempeñar sus funciones con total libertad e imparcialidad.
No hay que olvidar que el responsable del canal es el encargado de activar los mecanismos de investigación en el caso de que se presente una denuncia. De ahí la importancia de su imparcialidad y objetividad.
Estas dos cualidades deben tenerse en cuenta a la hora de elegir a una persona para este papel.
Funciones del responsable del canal de denuncias
El responsable del canal de denuncias debe cumplir una serie de responsabilidades y desempeñar funciones clave en la gestión del canal.
Entre estas responsabilidades se encuentra la aprobación del procedimiento del canal de denuncias que establece las pautas y directrices para recibir y gestionar las denuncias.
Recibir las denuncias
El responsable debe encargarse de la recepción y valoración de las denuncias, clasificándolas adecuadamente según su gravedad y relevancia.
Activación de la investigación
Una vez recibidas, también es el responsable el que activa los procedimientos de investigación para esclarecer los hechos.
Por supuesto, todo ello con la mayor rapidez posible, pero sin comprometer que dicha rapidez ponga en riesgo una buena investigación.
Siempre y en todo momento respetando los datos confidenciales y la privacidad de las partes implicadas, tanto denunciante como denunciado y posibles testigos.
Gestión de las comunicaciones
El responsable del canal de denuncias también tiene la responsabilidad de gestionar la comunicación con los denunciantes y los denunciados.
Debe informar a las dos partes implicadas y explicar los pasos que se van dando durante el proceso.
Manteniendo la confidencialidad de la información compartida y garantizando la imparcialidad en todo momento.
Recepción de la documentación
Otra de las funciones del responsable es realizar todo el proceso de documentación. Esto debe hacerse de manera rigurosa y recoger todas las fases de la investigación interna que sea relevante.
Esto implica recopilar y archivar adecuadamente la información relevante las acciones tomadas y los resultados obtenidos.
Esta documentación será fundamental para garantizar la trazabilidad y transparencia del proceso.
Formación del responsable del canal
La Ley 2/2023 no establece que el responsable del canal deba tener una formación o preparación específica.
Aunque sí es recomendable que la persona que se designe entienda los procedimientos jurídicos. Por eso tener a una persona que pueda interpretar las leyes y tengan ciertos conocimientos jurídicos puede ser más que recomendable.
También es interesante que tenga ciertas habilidades de comunicación y empatía. No podemos olvidar que es la persona que tenga que tratar con personas que denuncien o que sean denunciados.
Se pueden dar situaciones problemáticas e incluso con tintes trágicos en ocasiones. El responsable debe tener las cualidades esenciales para aportar tranquilidad y calma en dichos momentos.
Además, debe tener independencia y autonomía para desempeñar sus funciones de manera efectiva.
Protección de los datos
Las leyes españolas sobre protección de datos también establecen ciertas cuestiones por las que debe velar el responsable del canal.
Principalmente, es la primera persona de la empresa que debe encargarse de garantizar la confidencialidad y la seguridad de los datos.
Por lo tanto, la empresa debe darle los recursos necesarios y la información esencial si fuera necesario.
Pasos del responsable para la gestión del canal
La gestión del canal de denuncias dentro de la empresa es un proceso fundamental que garantiza el tratamiento y seguimiento de las denuncias que se reciban.
Vamos a ver un poco más las distintas etapas que deben darse en el proceso:
Aprobar los procedimientos
Lo primero es aprobar el procedimiento del canal, de manera clara y que sea entendido por todos los trabajadores.
Este procedimiento debe ser accesible a todos los empleados y debe garantizar la confidencialidad de la información.
Valorar las denuncias
Una vez se reciban las denuncias hay que valorarlas, clasificarlas y procesarlas de forma imparcial y confidencial.
Es importante que el responsable del canal analice cada denuncia con atención y determine su relevancia, tomando las medidas necesarias para investigar adecuadamente cada caso.
Hacer el seguimiento de las investigaciones
El responsable del canal de denuncias debe asegurarse de que se realice un seguimiento exhaustivo de cada investigación en curso.
Esto implica coordinar y supervisar el trabajo del equipo encargado de llevar a cabo las investigaciones internas, con el fin de garantizar su independencia y objetividad.
Comunicar los resultados y avances
El responsable del canal de denuncias tiene la responsabilidad de mantener una comunicación clara y confidencial con los denunciantes y denunciados.
Él es la persona que debe informar del estado en todo momento y avanzar las decisiones o los cambios en las investigaciones. Esto debe realizarlo de manera periódica y habitual si no hubiera novedades significativas.
Documentar todo el proceso
Es una de las tareas más importantes, aunque sea la última en el proceso: recoger y guardar toda la documentación de cada proceso.
Es crucial por dos aspectos: el primero por lanecesidad de que sea confidencial y esté protegida en todo momento.
Y en segundo lugar, porque los datos que se guarden de cada proceso son fundamentales de cara a la prevención futura.
En las evaluaciones que puedan realizarse de las denuncias recibidas se pueden localizar los fallos y adoptar medidas de prevención. Te aconsejamos contratar el canal de denuncias para aplicar toda esta información.