El canal de denuncias es obligatorio para empresas con más de 50 trabajadores desde el 2023 y recomendable en las empresas de menor tamaño. Hoy vamos a ver al detalle cómo crear un canal de denuncias y cómo implementarlo correctamente para que cumpla su objetivo de vigilar el cumplimiento normativo y la protección de los trabajadores.
Esta guía expone de forma detallada cómo desarrollar un canal de denuncias, enfocado tanto en su facilidad de uso para los trabajadores como en su eficacia al hacer la gestión y seguimiento de las denuncias que se reciban en el canal.
Pasos para la creación del canal de denuncias
La legislación europea Whistleblowing al igual que la legislación española, establece la obligatoriedad del canal de denuncias en empresas con un tamaño de la plantilla superior a 50 trabajadores.
Esta misma legislación da las pautas orientadoras para crear el canal de denuncias y ponerlo en marcha. Ya sabes qué es un canal de denuncias, pero debes saber que para implementar un canal de denuncias en la empresa podemos hacerlo internamente o a través de una herramienta interna o software para facilitar la puesta en marcha del canal.
Implantar un canal de denuncias externo facilita las cosas y acelera el proceso. Mediante un software específico se hace más fácil el proceso de comunicación del trabajador con el canal. También facilita la gestión de las denuncias y la investigación posterior. Siempre contando con personal que pueda hacer el seguimiento de cada una de las denuncias que se reciban.
Implantación de un canal de denuncias externo
Cada empresa debe decidir en función de sus recursos si optar por un canal de denuncias externo o interno.
En cualquiera de los casos los pasos para implantar el canal de denuncias son similares. Recuerda que puedes contratar el canal de denuncias a precio asequible de WeOk.
Vamos a ver al detalle cada uno de los pasos para la implementación del canal de denuncias.
Establecer canales de comunicación
Uno de los pasos fundamentales es determinar los medios de comunicación para la presentación de denuncias, garantizando el anonimato.
Este es un punto imprescindible para que el canal funcione correctamente. Deben ser unos medios de comunicación y contacto entre los trabajadores y la empresa a la hora de denunciar de manera anónima y con confianza.
Las opciones incluyen un buzón de denuncias en una plataforma web, un número de teléfono de atención al trabajador e incluso una dirección postal.
Lo más recomendable es elegir un único formato de comunicación para poder optimizar los recursos y la gestión de las denuncias.
Elección de los responsables del canal
Aunque se opte por implantar un canal de denuncias externo, siempre debe haber un responsable que organice la gestión de las reclamaciones que se dedican.
Para crear el canal de denuncias hay que nombrar a una persona o un equipo que puede ser personal de la empresa o personal especializado externo que tenga todas las potestades en la empresa para gestionar y realizar las investigaciones que requiera oportunas.
Debe ser un personal responsable, capaz de hacer el seguimiento objetivo e imparcial de cada una de las denuncias que se reciban.
También es interesante que se designe a un Delegado de Protección de Datos. Este rol será el encargado de salvaguardar la privacidad de las comunicaciones entre trabajadores denunciantes y el canal y garantizar la privacidad en todo momento.
Crea un reglamento del canal
El modo de funcionamiento del canal debe estar claro antes de implantarlo. Para ello lo mejor es hacer un reglamento específico. En este reglamento hay que incluir el marco legal en el que se integra, el ámbito de aplicación, formas de comunicarse, etc.
También establecer los tipos de denuncias que se pueden gestionar y los procedimientos de actuación en cada una de ellas. Esto es importante hacerlo dejando claro las personas responsables e implicadas en cada uno de los momentos de la denuncia.
El procedimiento de tramitación de las denuncias
También es fundamental establecer los procedimientos a seguir en cada momento y con lagestión de cada denunciaque se reciba.
Es importante tener en cuenta que un elemento fundamental del canal de denuncias es el anonimato en las comunicaciones de los trabajadores con el canal. El procedimiento del canal debe tener esto en cuenta para implantar las medidas necesarias para preservar la privacidad y los datos del denunciante y del resto de actores implicados.
Formas de registro de las denuncias
Otro de los puntos esenciales es el registro de las denuncias para poder gestionarlas con la mayor rapidez y eficacia posible, realizar las investigaciones necesarias y tomar las decisiones que haya que tomar en cada caso.
En el caso de utilizar alguna aplicación o software, el registro será electrónico y se guardará dentro de la propia herramienta.
La publicidad del canal
Uno de los últimos pasos a dar a la hora de implantar el canal de denuncias en las empresas es darle la publicidad necesaria y eficaz.
Esto pasó por dar a conocer la existencia del canal a todos los trabajadores y no solo eso, sino dejar claros las formas de comunicación con él.
El colectivo de trabajadores debe tener claras varias cosas:
Confianza hacia el canal:
Si los trabajadores confían en la utilidad del canal de denuncias y en las personas responsables será más fácil que cumpla su función de vigilar y denunciar cualquier peligro.
Los tipos de denuncias que pueden presentar:
En muchas ocasiones los trabajadores no saben muy bien qué es lo que se puede denunciar mediante este canal. Por eso la publicidad del canal debería incluir todo lo que el trabajador puede hacer y denunciar a través de este canal de comunicación.
La manera de denunciar:
Debe quedar claro a todos los trabajadores los cauces y métodos para denunciar de manera anónima en dicho canal.
Que sus datos van a ser protegidos:
Esto es esencial para generar la confianza necesaria para que el trabajador se sienta seguro, se garanticen sus derechos y se sienta con la libertad de denunciar los hechos que crea oportunos.
Que su participación es importante:
Igualmente, los trabajadores deben entender que su participación es fundamental para proteger sus derechos y los de los consumidores. Solo si este punto queda claro, la implantación del canal de denuncias será efectiva y mejorará la vida de la compañía.
Esperamos que esta guía de implantación del canal de denuncias te haya dejado claras las dudas que pudieras tener a la hora de crear e implementar el canal en tu empresa.