A la hora de poner en marcha un Canal de Denuncias obligatorio tanto interno como con gestión externa, uno de los puntos fundamentales es la Política del Canal de Denuncias. Es el documento de referencia que establece las bases de su funcionamiento.
En el documento de política de Canal de Denuncias se recogen los principios significativos, el ámbito de aplicación, el alcance y los procedimientos del sistema de alertas (o canal interno de información) y el anonimato de las denuncias recibidas, entre otros.
Las características de la política del Canal
La política de este Canal es importante porque establece el marco teórico de funcionamiento. Se convierte así en un documento de referencia que servirá a todos los actores implicados para resolver cualquier duda sobre su funcionamiento en cualquiera de las fases del proceso de denuncia.
Esta política, que debe ser accesible para que cualquier individuo, actual o anteriormente vinculado a la entidad, pública o privada, pueda consultarla, informa sobre la existencia y operativa del sistema de alertas.
No se puede olvidar que un Canal de Denuncias debe ser público, no solo para los empleados o miembros de la empresa u organización. También debe ser conocido por clientes, proveedores o colaboradores a fin de que tenga el efecto que se busca en la reducción de delitos o infracciones y los comportamientos inadecuados de cualquier tipo.
La política del Canal de Denuncias es obligatoria
La ley 2/2023 establece que esta política del canal es obligatoria, aunque puede recibir un nombre distinto.
Es la misma ley que establece la obligación de que una empresa u organismo público o privado con más de 50 trabajadores tenga el Canal para presentar denuncias anónimas.
También hay que destacar que en empresas u organismos de menos tamaño la implantación de este Canal es voluntaria. Pero en el caso de que decida implementarse, igualmente está obligada a que reúna los requisitos que marca la ley, incluida la elaboración y publicación de su correspondiente política del Canal de Denuncias.
Así mismo, de implantarlo de manera voluntaria, debe publicarse y ser transparente y accesible para cualquiera que quiera utilizarlo, así como proteger los datos personales de los denunciantes y denunciados.
Los elementos que debe tener una Política de Canal de Denuncias
La legislación exige que esta política, como base de funcionamiento, incorpore los principios fundamentales y los procesos y procedimientos que se aplicarán.
También debe recoger una explicación práctica de cada una de las secciones o etapas de funcionamiento del Canal.
La Política puede incorporar también otros elementos añadidos que se vean adecuados para que la definición del propio canal quede más clara para cualquier actor implicado en el futuro.
Se puede incorporar una descripción completa del proceso o los detalles sobre el procedimiento para proteger los datos personales, por ejemplo.
Posible estructura de una política del Canal
Como ejemplo una política de Canal de Denuncias podría incorporar los siguientes elementos.
Introducción
Presentación de la implementación del sistema en la entidad, su propósito y el de la política.
Ámbito de aplicación
Delimitando a quienes acoge, en qué ámbito geográfico o centros de trabajo, etc.
Los actores implicados
Identificación de quiénes pueden emitir alertas y denuncias y quiénes pueden ser objeto de las mismas.
Los hechos denunciables
Especificación de las situaciones o conductas que pueden ser objeto de denuncia a modo de ejemplo.
Los principios generales del Canal
Estos pueden ser la transparencia en las comunicaciones, la protección de los datos y la accesibilidad.
También el derecho de defensa ante las denuncias, la prohibición de represalias o los mecanismos para garantizar la imparcialidad y objetividad en las investigaciones.
El procedimiento del Canal
Es obligatorio que la Política del Canal recoja los procedimientos de actuación. Desde el método de acceso al sistema, la forma de presentar las denuncias, los actores implicados en la investigación o el seguimiento de cada una de ellas.
También debería recogerse el protocolo de actuación y los responsables de ello en el caso de que una denuncia se resuelva como cierta y cómo proceder en ese caso.
Medidas de Protección para los Denunciantes y afectados
Es un punto importante la privacidad de los datos y por lo tanto debe recogerse en la política del canal cómo se va a proteger.
Como se puede ver la política se convierte en un documento de referencia a modo de guía de trabajo o seguimiento.
Si se elabora bien se establecerá bien el funcionamiento completo del canal, así como la estructura y proceso de funcionamiento. Se asegura así que el Canal será correcto, cumplirá con la legislación vigente y sobre todo con el objetivo para el que se ha creado.
¿Cómo elaborar la Política del Canal de Denuncias?
Por último, es conveniente explicar como se puede elaborar este documento de referencia del Canal, que es su Política general. En el caso de WeOk, puedes encontrar nuestro canal de denuncias a buen precio.
Puesto que este documento va a ser el marco público de funcionamiento, es importante que todo esté claro antes de su elaboración.
Si todas las fases de funcionamiento del Canal están claras, la elaboración de la Política solo consiste en recoger por escrito todo ese proceso.
Habrá que tener claro entonces:
- Los métodos de comunicación y denuncia.
- Los protocolos de actuación.
- El reglamento de funcionamiento.
- Los actores implicados.
- Las medidas de protección de la identidad y los datos personales.
- Los responsables del canal.
Entre los más importantes. Una vez todos estos elementos estén claros y bien definidos, hay que proceder a una redacción clara y legible de la política.
Una vez elaborada es adecuado publicitarla adecuadamente. Esto puede ser a través de emails o comunicaciones a los trabajadores, mediante notas internas en tablones de anuncios o incluso en la propia página web de la compañía para que esté accesible tanto a los interesados internamente como externos (como clientes o proveedores).
Es muy recomendable que para la elaboración y redacción de esta política del Canal de Denuncias se cuente con los representantes legales de los trabajadores si los hubiera.
De esta forma se garantiza que el resultado cumplirá con todas las obligaciones que marca la ley con el máximo de transparencia, consenso y sobre todo eficacia.