El canal de denuncias es la herramienta anónima esencial en una empresa. De hecho, es obligatorio por ley para empresas con más de 50 trabajadores y recomendable para las empresas de menor tamaño.
Este canal de denuncias es fundamental para detectar todo tipo de irregularidades. Debe ir acompañado de un protocolo del canal de denuncias que facilite la gestión de cualquier denuncia recibida y se activen los procedimientos para investigar y corregir las situaciones delictivas o peligrosas que se detecten.
Aunque existen diversos tipos de canal, siempre es recomendable un canal de denuncias digital mediante una aplicación externa o un formulario que permite la confianza de los trabajadores y su anonimato.
Protocolo de canal de denuncias
El protocolo del canal de denuncias está formado por todas las medidas y directrices para operar en el caso de que se publique una denuncia en el canal.
Debe estar registrado en un documento conocido por todas las partes implicadas para saber cómo hay que operar ante una denuncia.
En este documento clave se recogen los objetivos, el ámbito de aplicación y los procedimientos del canal de denuncias que hay que seguir en cuanto se recibe la denuncia.
En definitiva, es la guía operativa del canal de denuncias que permite a todos los responsables conocer cuales son los pasos a dar antes una denuncia anónima.
Los pasos del protocolo del canal de denuncias
Este protocolo establece cómo se debe actuar ante una denuncia desde su recepción y también los pasos que hay que dar para implementar correctamente el canal de denuncias interno.
Este protocolo debe cumplir las disposiciones que se establecen en la Ley 2/2023 que regula la protección del denunciante de cualquier infracción.
Según el artículo 2 de la Ley 2/2023, el establecimiento de un canal de denuncias no solo es obligatorio para ciertas entidades, sino que también se enfatiza que este sistema interno de información debe ser el medio principal para comunicar acciones o inacciones que infrinjan la normativa. Siempre y cuando la infracción pueda ser tratada eficazmente sin poner en riesgo al denunciante y su anonimato.
La privacidad dentro del protocolo del canal de denuncias
Un aspecto esencial en la gestión de estos canales de denuncias es asegurar la protección completa del informante.
Esto implica no solo mantener su anonimato y confidencialidad, sino también implementar medidas robustas de ciberseguridad para proteger la información y evitar filtraciones o accesos no autorizados.
La eficacia de un canal de denuncias no solo se mide por su capacidad para recibir informes, sino también para gestionar y responder a las denuncias, garantizando en todo momento la seguridad y privacidad del denunciante.
Procedimiento del canal de denuncias
La correcta gestión de este canal es fundamental para garantizar su eficacia y cumplir con los requisitos legales establecidos. Aquí juega un papel significativo el procedimiento del canal de denuncias para que se cumplan todos pasos necesarios.
Esto asegura tanto investigar los hechos detectados y posiblemente fraudulentos como el correcto anonimato del informante y la privacidad de la información.
Veamos algunos de los pasos esenciales en este protocolo:
Elección de responsables
Es fundamental contar con una persona encargada de la gestión y supervisión del canal de denuncias y el protocolo. Esta persona debe tener la formación adecuada y estar debidamente capacitada para recibir, evaluar y dar seguimiento a las denuncias de manera imparcial.
Confidencialidad y anonimato
Es esencial garantizar la confidencialidad y el anonimato de los denunciantes. Para ello, se deben establecer mecanismos seguros de recepción de denuncias y proteger la identidad de quienes las realizan.
Además, es importante implementar medidas de ciberseguridad para evitar filtraciones de información.
Registro de denuncias y seguimiento
Todas las denuncias recibidas deben ser registradas de manera adecuada y seguida de forma diligente.
Es necesario establecer un sistema para el seguimiento de las denuncias, asegurando que se realice una investigación oportuna y se tomen las medidas correspondientes.
Los plazos de respuesta
Se deben establecer plazos claros y definidos para la respuesta a las denuncias. Esto permite garantizar la rapidez en la atención de los casos y generar confianza en el sistema de denuncias de la empresa.
Proteger al denunciante
Transparencia de las comunicaciones
Es importante establecer canales de comunicación claros y transparentes con los denunciantes. Esto implica informarles sobre el estado de las denuncias, los avances en las investigaciones y las acciones tomadas en respuesta a las mismas.
Los tipos de canales de denuncias
Existen diferentes tipos de canales de denuncias en las empresas y organismos. Todos ellos tienen el objetivo de facilitar que los trabajadores denuncien de forma anónima. Por eso el método recomendable es a través de un formulario de canal de denuncias o una aplicación externa.
Es el método más eficaz para garantizar el anonimato del trabajador o persona que denuncia los posibles hechos delictivos.
Existen otros métodos y tipos como son:
Un canal digital
Puede ser mediante una plataforma de canal de denuncias externa, mediante una aplicación o a través de un formulario de denuncias.
Este tipo de canal ofrece la ventaja de ser muy accesible y permitir aportar documentación adjunta como fotografías o documentos que sirvan para apoyar la denuncia.
Es importante que siempre se aseguren los datos y la confidencialidad de la información en todo momento.
Canales telefónicos
También se puede implantar un canal de denuncias vía telefónica. Esto permite presentar una denuncia a través de una llamada telefónica anónima. Aun así, es un método en el que los trabajadores no suelen confiar tanto.
Es fundamental contar con personal preparado para la gestión de estas llamadas.
Denuncias presenciales
Puedes contratar canales de denuncias presenciales en los que el trabajador tenga la confianza para denunciar cara a cara. No es un método recomendable y no ofrece la misma confianza al trabajador como puede ser el método del formulario del canal de denuncias.
Mediante correo electrónico
Otra opción habitual es habilitar direcciones de correo electrónico específicas para recibir denuncias.
Esto brinda a los empleados la posibilidad de escribir un correo electrónico detallando la situación y adjuntando cualquier evidencia pertinente.